Ze względu na swe funkcje społeczne i gospodarcze państwo nie mogą pozostać obojętne na organizację działalności gospodarczej, nawet w skali mikroprzedsiebiorców1, a to ze względu na możliwość naruszenia dóbr i wartości chronionych przez państwo, w tym również wolności gospodarczej. Konieczne stało się więc wprowadzenie porządku prawnego, z którego wynikać powinno w jakim zakresie przedsiębiorca ma swobodę w organizacji podejmowanej działalności gospodarczej. Państwo konstruując formy organizacyjno-prawne wykonywania działalności gospodarczej dążyło do pogodzenia wolności gospodarczej z bezpieczeństwem działalności gospodarczej i obrotu prawnego.
Na wstępie należy zaznaczyć, że swoboda działalności gospodarczej nie może pozostawać w kolizji z ogólnymi warunkami wykonywania działalności gospodarczej, które mają charakter uniwersalny przez to, że odnoszą się do każdego przedsiębiorcy i do każdego rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej2. Porządek prawny przewiduje pewne obowiązki nałożone na przedsiębiorcę, który ma możliwość podjęcia działalności gospodarczej dopiero po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców lub do ewidencji działalności gospodarczej.
Ponadto istotne jest zwrócenie uwagi na fakt, że swoboda działalności gospodarczej może zostać ograniczona ze względu na kolizję z innymi wartościami chronionymi przez państwo. Proces ograniczania swobody działalności gospodarczej określa się mianem reglamentacji działalności gospodarczej. Tym samym ustawa o swobodzie działalności gospodarczej w art. od 64 do 74 reguluje również sposób i zasady prowadzenia rejestru działalności regulowanej. W takich sprawach organem rejestrowym jest organ administracji rządowej udzielający zezwolenia, licencji czy zgody na prowadzenie działalności gospodarczej.
Należy podkreślić, że zgodnie z polskim porządkiem prawnym status prawny przedsiębiorcy nabywa się poprzez uzyskanie wpisu do rejestru przedsiębiorców lub w przypadku osób fizycznych z chwilą wpisu do ewidencji działalności gospodarczej3.
Z kolei zasady wpisu przedsiębiorców do rejestru przedsiębiorców reguluje ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 r.( Dz. U. Nr 121, poz. 769 ze zm.), a w odniesieniu do osób fizycznych ustawa o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 r. (Dz. U. Nr 173, poz. 1807 ze zm.), dalej jako u.s.d.g.
Należy w tym miejscu nadmienić, że początkowo istniał projekt, aby zarówno osoby fizyczne również były rejestrowane w rejestrze przedsiębiorców. Ostatecznie jednak z tego zrezygnowano z tego względu, że wdrożenie jednolitego systemu przekraczało wydolność organizacyjną sądów rejestrowych.
Zgodnie z art. 4 ust 1 u.s.d.g. przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna nie będąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną - wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą.
Tym samym obecnie ustawodawca zharmonizował pojęcie przedsiębiorcy w u.s.d.g. i w art. 43 (1) k.c., zgodnie z którym przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową.
Natomiast zakres podmiotowy pojęcia przedsiębiorca w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej został ograniczony do osób fizycznych, osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie będących osobami prawnymi oraz wspólników spółek cywilnych4.
Zgodnie z art. 14 ust 1 u.s.d.g. przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą w dniu złożenia wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej albo po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Tym samym w odniesieniu do przedsiębiorców będących osobami fizycznymi do podjęcia działalności gospodarczej uprawnia samo złożenie wniosku do ewidencji działalności gospodarczej. Ponadto przedsiębiorca ma prawo do wskazania we wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej późniejszy dzień podjęcia działalności gospodarczej niż dzień złożenia wniosku5.
W tym miejscu należy również nadmienić, że zasady dopuszczalności podjęcia działalności gospodarczej określonej w art. 14 ust 1 u.s.d.g. nie stosuje się do działalności gospodarczej, której podjęcie i wykonywanie jest uwarunkowane dodatkowo spełnieniem obowiązku uzyskania przez przedsiębiorcę koncesji lub zezwolenia, a także w przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, którzy podejmują działalność gospodarczą, z którą odpowiednie przepisy ustawowe łączą obowiązek uzyskania wpisu w rejestrze działalności regulowanej.
W tym przypadku należy stosować art. 65 ust 3 u.s.d.g, który stanowi, że przedsiębiorca podlegający wpisowi do ewidencji może złożyć we właściwym organie ewidencyjnym obok wniosku o wpis również oświadczenie o spełnieniu warunków do wykonywania działalności gospodarczej, wskazując jednocześnie organ prowadzący rejestr działalności regulowanej.
Istotne jest w tym miejscu podkreślenie, że zgodnie z obowiązującym orzecznictwem wpis do ewidencji działalności gospodarczej, zważywszy na dane podlegające wpisowi, ma charakter osobisty i służy indywidualizacji konkretnego przedsiębiorcy6. Ponadto należy zauważyć, że wpis do ewidencji działalności gospodarczej ma charakter deklaratoryjny i stanowi podstawę prawną możliwości rozpoczęcia działalności gospodarczej. Jednakże wpisu do ewidencji nie należy utożsamiać z podjęciem samej działalności7. Ponadto wpis do ewidencji działalności gospodarczej ma charakter publicznoprawny. Organ dokonujący wpisu jest organem administracji publicznej (gmina właściwa dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy wykonująca zadania zlecone z zakresu administracji rządowej), a sam wpis mam charakter czynności administracyjnoprawnej, tj. formę decyzji administracyjnej. Ponadto wykonanie przewidzianego w ustawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej jest w istocie wykonaniem ustawowego nakazu zawiadomienia o podjęciu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę, którego korelatem jest dokonanie rejestracji działalności gospodarczej, która ma znamiona czynności materialnotechnicznej8.
Należy podkreślić, że dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej nie tworzy skutków prawnych ingerencji organów administracji publicznej w sferę działalności gospodarczej. Istotne jest również, że organ ewidencyjny ogranicza działalność ewidencyjną do zbadania spełnienia ustawowych wymogów wniosku o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej, dysponując w tym zakresie kompetencjami o charakterze porządkowym, a nie władczo – ingerencyjnym.
Obecnie postępowanie ewidencyjne jest wszczynane co do zasady na wniosek przedsiębiorcy, a prowadzi je organ ewidencyjny, którym jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy dla miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Istotne jest również, że ewidencja jest jawna w celu zapewnienia bezpieczeństwa obrotu prawnego (tzw. jawność formalna). Tym samym organ nie może odmówić ujawnienia danych przedsiębiorcy nikomu kto ich zażąda. Dane są dostępne dla każdego bez potrzeby wskazywania przyczyny, dla której chce się poznać dane zawarte w ewidencji oraz bez potrzeby wykazywania interesu prawnego. Natomiast organ ewidencyjny nie ponosi odpowiedzialności za prawdziwość ujawnionych danych z ewidencji, gdyż nie jest uprawniony do ich sprawdzania9.
Należy pamiętać również, że przepisy prawne dotyczące wpisu do ewidencji odnoszą się także do działalności gospodarczej wymagającej uzyskania koncesji, zezwolenia, licencji i regulowanej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji organ koncesyjny udzielający zezwolenia i licencji na działalność gospodarczą przesyła niezwłocznie właściwemu organowi ewidencyjnemu odpis ostatecznej decyzji o udzieleniu, zmianie i cofnięciu koncesji, zezwolenia, licencji, jeśli przepis szczególny przewiduje wydanie takiej decyzji. Wówczas organ prowadzący rejestr działalności regulowanej po dokonaniu wpisu oraz po wydaniu decyzji o wykreśleniu wpisu przedsiębiorcy przesyła właściwemu organowi ewidencyjnemu odpis ostatecznej decyzji o udzieleniu, zmianie i cofnięciu koncesji, jeśli przepis szczególny przewiduje wydanie takiej decyzji.
Na uwagę zasługuje również fakt, że nowelizacja do ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przewiduje istotne zmiany w ewidencjonowaniu przedsiębiorców z dniem 1 lipca 2011 r. Wówczas ewidencję działalności gospodarczej i funkcję organu ewidencyjnego przejmie Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG) prowadzona w systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw gospodarki. Natomiast organy gminy pozostaną właściwe w zakresie spraw ewidencyjnych przedsiębiorców, którzy zakończyli działalność gospodarczą przed 1 lipca 2011 r. Dodatkowo gminy mają obowiązek do dnia 31 grudnia 2011 r. przenieść dane identyfikujące przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą oraz przedsiębiorców, którzy zawiesili wykonywanie działalności gospodarczej, zawarte w dotychczasowej ewidencji do systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej w zakresie podlegającym wpisowi.
Istotne jest, że zgodnie ze znowelizowanym przepisem art. 23 ust 1 i 2 u.s.d.g., który wejdzie w życie z dniem 1 lipca 2011 r. zadaniem CEIDG będzie ewidencjonowanie przedsiębiorców, będących osobami fizycznymi, udostępnianie informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w zakresie wskazanym w ustawie, umożliwianie wglądu do danych udostępnionych (bezpłatnie) przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego, a także umożliwianie ustalenia terminu i zakresu zmian wpisów w CEIDG oraz wprowadzającego go organu.
Wniosek o wpis do CEIDG osoba fizyczna będzie składała za pośrednictwem formularza elektronicznego lub na innym formularzu osobiście lub za pośrednictwem wybranego przez przedsiębiorcę urzędu gminy, spełniającej w tym zakresie zadania z zakresu administracji rządowej. Sam wpis będzie natomiast polegał na wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego danych podlegających wpisowi, wykreśleniu czy zmiany. Ponadto będzie dokonywany z chwilą zamieszczenia danych w CEIDG, ale nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu wniosku o wpis10. Warunkiem dokonania wpisu do CEIDG będzie złożenie poprawnego wniosku o wpis przez osobę uprawnioną. Natomiast złożenie wniosku wadliwego nie będzie skutkowało wszczęciem postępowania administracyjnego o wpis, ale system teleinformatyczny CEIGD prześle informację o przyczynach niepoprawności wniosku. Natomiast jeśli niepoprawny wniosek zostanie złożony bez pośrednictwa formularza elektronicznego wójt, burmistrz lub prezydent niezwłocznie wskazując uchybienie, wezwie do skorygowania lub uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni roboczych pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.
W stosunku do danych wpisanych do CEIDG będzie obowiązywała domniemanie prawdziwości wpisanych danych , a jeśli centralna ewidencja i informacja gospodarcza zawiera dane niezgodne z wnioskiem lub bez tego wniosku, to osoba, której dane te dotyczą, nie może zasłaniać się wobec osoby trzeciej, działającej w dobrej wierze, zarzutem, że dane te nie są prawdziwe, jeśli po powzięciu informacji o niezgodności danych zaniedbała wystąpić niezwłocznie z wnioskiem o sprostowanie, uzupełnienie lub wykreślenie z rejestru11.

W dalszej kolejności należy nadmienić, że przedsiębiorcy, będący osobami prawnymi dokonują wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego na podstawie ustawy o Krajowy Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 r. Przedmiotowy akt prawny dokonał zasadniczej przebudowy dotychczasowego systemu rejestracji i ewidencji przedsiębiorców. Obecnie likwidacji uległy w większości dotychczasowe rejestry sądowe prowadzone dla przedsiębiorców i innych podmiotów12.
Krajowy Rejestr Sądowy obejmuje obecnie rejestr przedsiębiorców, rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej, a także rejestr dłużników niewypłacalnych. Przedsiębiorcy, z wyjątkiem osób fizycznych, o których była mowa powyżej podlegają rejestracji w rejestrze przedsiębiorców. Natomiast przedsiębiorcy, co do których ogłoszono upadłość lub którzy jako dłużnicy zostali zobowiązani do wyjawienia majątku wpisuje się do rejestru dłużników niewypłacalnych13.
Ponadto należy pamiętać, że wpisowi do rejestru przedsiębiorców podlegają: spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo – akcyjne, spółki z ograniczona odpowiedzialnością, spółki akcyjne, spółki europejskie, spółdzielnie, spółdzielnie europejskie, przedsiębiorstwa państwowe, jednostki badawczo – rozwojowe, przedsiębiorstwa zagraniczne drobnej wytwórczości, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych towarzystwa reasekuracji wzajemnej, oddziałów przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; główne oddziały zagranicznych zakładów ubezpieczeń; główne oddziały zagranicznych zakładów reasekuracji oraz instytucje gospodarki budżetowej
Przedmiotowy rejestr przedsiębiorców prowadzą w systemie teleinformatycznym sądy rejonowe ( sądy gospodarcze), które obejmują swą właściwością obszar województwa lub jego część. Ponadto wszystkie wpisy do rejestru przedsiębiorców podlegają obowiązkowi ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Rejestr przedsiębiorców jest jawny. Tym samym od dnia ogłoszenia w Monitorze wpisu nikt nie może zasłaniać się nieznajomością ogłoszonych wpisów. Istnieje przy tym domniemanie, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe.
Wpis dokonywany jest na podstawie wniosku wraz z załącznikami, a sąd przed dokonaniem wpisu bada czy dołączone do wniosku dokumenty są zgodne pod względem formy i treści z przepisami prawa. Z kolei sam wpis polega na wprowadzeniu do systemu informatycznego danych zawartych w postanowieniu sądu rejestrowego niezwłocznie po jego wydaniu14. Wpis jest dokonany z chwilą zamieszczenia danych w rejestrze.
Przedmiotowy wpis do rejestru przedsiębiorców ma zasadniczo charakter konstytutywny, co oznacza, że statuuje osobowość prawną oraz charakter przedsiębiorcy. Wyjątkiem od tej zasady jest spółka kapitałowa w organizacji, która może podjąć działalność gospodarczą przed uzyskaniem wpisu do rejestru przedsiębiorców.
Istotne jest, że rejestr przedsiębiorców nie jest jednorodny pod względem podmiotowym, gdyż obejmuje podmioty prowadzące działalność gospodarczą lub są tworzone w celu jej podjęcia i wykonywania, jak również podmioty, które podlegają wpisowi do rejestru przedsiębiorców, gdy nie mają zamiaru i nie wykonują działalności gospodarczej, gdyż utworzono je dla innych celów. Ta druga grupa staje się przedsiębiorcami, mimo że nie wykonuje działalności gospodarczej, co przeczy definicji przedsiębiorcy zawartej w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej.
W chwili obecnej istniej również rozbieżność pomiędzy obowiązkiem rejestracji, a podjęciem i wykonywaniem działalności gospodarczej. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej stanowi, że podjęcie działalności gospodarczej jest możliwe dopiero po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców, z wyjątkiem spółki w organizacji. Dopiero po zarejestrowaniu się do rejestru przedsiębiorców jest możliwe również ubieganie się o uzyskanie koncesji czy zezwolenia na działalność gospodarczą objętą jedną z form reglamentacji lub też podjęcie działalności regulowanej, która wymaga kolejnej rejestracji przedsiębiorcy.
Tym samym organ koncesyjny, organ działalności regulowanej czy organ udzielający zezwolenia nie może wydać koncesji czy zezwolenia podmiotom nie będącym przedsiębiorcami, tj. które nie uzyskały wpisu w rejestrze przedsiębiorców lub w ewidencji działalności gospodarczej. Natomiast sąd rejestrowy może dokonać wpisu do rejestru przedsiębiorców podmiot, który może nie uzyskać koncesji czy zezwolenia, gdyż do wpisu do rejestru przedsiębiorców jest wymagane jedynie wskazanie przedmiotu działania według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Dlatego możliwa jest sytuacja, że sąd na gruncie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej dokona rejestracji przedsiębiorcy, który nie będzie nigdy mógł legalnie podjąć działalności gospodarczej, gdyż nie uzyska koncesji czy zezwolenia na działalność gospodarczą. Tym samym definicja przedsiębiorcy z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej może okazać się zawodna.
W tym miejscu należy nadmienić, że utrata statusu prawnego przedsiębiorcy następuje z chwilą dokonania w rejestrze przedsiębiorców wpisu o skreśleniu danego przedsiębiorcy. Jest możliwe również dokonanie wpisu o skreśleniu na wniosek samego przedsiębiorcy, który zakończył działalność gospodarczą, niezależnie od przyczyny i formy zakończenia.

Podsumowując zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w polskim porządku prawnym wymogi stawiane wnioskowi o zgłoszenie działalności gospodarczej do ewidencji są znacznie skromniejsze w stosunku do wymogów stawianych przy zgłaszaniu wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców. Dlatego ewidencja działalności gospodarczej pozornie wydaje się być uboższa w stosunku do rejestru przedsiębiorców. Jednakże ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wymaga wpisu do ewidencji także innych danych, np. informacji o utracie czy ograniczeniu zdolności do czynności prawnych, informacji o ogłoszeniu upadłości czy wszczęciu postępowania naprawczego, informacji w zakresie koncesji, działalności regulowanej czy zezwoleń, co czyni ją znacznie bogatszą od rejestru przedsiębiorców, który nie przewiduje takiego obowiązku.